【收藏】规章制度管理制度

发布日期:2022-12-01浏览次数:136标签:审计、财会、税务,工商代理、企业管理、咨询服务业

平日,不少企业的朋友在交流的时候,会吐槽公司规章制度的编制、修订、发布等缺乏统一的标准,缺乏归口管理部门,一句话总结也就是:缺乏制度管理制度,或制度管理执行不到位。以下整编分享的模板很不错,可落地性较强,值得借鉴。


XX股份有限公司

规章制度管理制度

第一章 总则

第一条 为加强制度建设,建立健全企业规章制度管理体系,规范公司(以下简称公司)制度的体系规划、计划、起草、征求意见、审批、颁布、备案、执行、修改、监督、考核、废止等各项管理,根据国家相关法律法规、集团公司及公司相关规定,制定本办法。

第二条 本办法所称的“制度”是指公司及各部门按照规定程序制定的各类规范经营管理行为的、具有长期普遍约束力的规范性文件[各类制度模板审计方法案例报告模板关注公众号内审兵工厂可以获取],包括规定、办法、细则、标准等。

第三条 制度管理原则:制度要符合法律法规和集团规章制度的相关规定。

(一)前瞻性原则:从公司可持续发展的角度制定制度,避免因经营环境的快速变化而频繁修改。

(二)实效性原则:从公司运营实际出发制定制度,认真调查研究,确保制度的可操作。

(三)系统性原则:从公司全局出发制定制度,避免制度间相互冲突。

第四条 本办法适用于公司及各部门制度的管理,涉及党务工作或工会工作的制度按照相关规定管理。各分子公司的制度管理可参照本办法执行。


第二章 规章制度分类及基本要求

第五条 规章制度分类。公司规章制度分为基本管理制度、具体规章制度二类。

(一)基本管理制度,主要指销售业务、资产管理、采购业务、工程项目、人力资源、生产管理、资金活动、合同管理、信息系统等基本业务的制度。

(二)具体规章制度,主要指在公司基本管理制度框架下,为规范各项具体业务管理工作由各部门制定的工作标准、实施细则等。

第六条 公司规章制度的制定应遵守以下基本原则:

(一)合法合规:符合国家法律、法规、规章规定和相关强制性标准。

(二)责任明确:责任主体和责任分工明确,便于检查和评价管理结果。

(三)统筹兼顾:注意制度的系统性和协调性,与管理流程协调和匹配,避免重复制定和各项制度之间冲突、交叉和遗漏。

(四)兼顾稳定与时效性:与公司整体发展战略、功能定位、管控模式及管理重点相适应,在确保相关制度相对稳定运行的同时,要随着内外部环境的变化和经营管理的需要,不断评价和更新。

第七条 公司规章制度的内容编写应遵守以下规定:

(一) 制度的格式要规范,层次要清晰。制度作为内部文件时,可以不冠

以“公司××”字样,为保证命名的规范性,具体名称按文件层次统一命名为:管理办法、管理规范/管理流程、管理细则、工作标准等。由于所有规章制度都采用版本控制其有效性,根据管理需要实施动态管理适时更新文件版本。

(二)规章制度应当对制定目的、编制依据、适用范围、特定术语(制度中使用的特定概念、定义和标准应作出完整、统一和明确的解释)、职责分工、具体规范或标准、责任追究与奖惩机制、解释部门、生效条件、施行日期等做出明确规定。如有以新的制度取代原制度的,应当写明予以废止的原制度名称、文号及废止时间。

(三)制度撰写要求

1.内容方面

(1)正文层级可采用:

第一章 第二章 第三章;第一条 第二条 第三条;(一)(二)(三);1. 2. 3.;(1)(2)(3);A  B  C 的形式。

(2)正文中不得插入流程图或其他图片,如有需要可以附件中体现。

(3)制度中提到的相关记录或表格,应在附件体现表格内容样式。

2.格式要求

(1)页面设置:纵向,页边距:上、下各2.54厘米,左、右各3.18厘米。

(2)行间距:固定值28磅。

(3)题目:宋体  小二号字  加粗  居中

(4)正文格式:采用宋体小四号字,行前缩进2字符,行距固定值28磅,段前段后0行。

(5) 附件须另起一页,标明“附件”顶格 宋体小四号字。多个附件以附件1、附件2罗列。附件中表格标题和内容采用宋体适用字号。

第八条 以“暂行规定”、“试行办法”等结尾命名的制度须满足以下条件之一:

(一)在新业务、新管理领域或新管理方向等方面制定的管理规定。

(二)运作效果无法预测或判断。

(三)制度执行可能会产生风险。

第九条 对于以“暂行规定”、“试行办法”等结尾命名的制度运行达到一年自动废止。在废止之前,制度起草部门应根据制度运行情况,对相应制度进行更新并提交审批后及时发布正式制度。若运行一年到期,以“暂行规定”、“试行办法”等结尾命名的制度未更新发布导致制度缺失,按内控设计缺陷判定,直接纳入起草部门年度内控考核。若遇特殊情况确需持续开展试运行的,经公司内控风险部批准后可顺延一年。


第三章 职责分工

第十条 董事会、党组会、总经理办公会是公司制度管理的最高决策机构,根据公司章程等相关规定对各自所负责领域的公司重大制度进行决策审批。

第十一条 公司企业管理委员会对跨部门制度进行决策审批。

企业管理委员会是公司制度管理的统筹管理机构。其下设的基础管理工作组由部门级经理人员组成,是公司制度的专家审议和决策支撑机构,基础管理工作组组长由总经理兼任,小组成员由工会、内控督察部、内部审计部门、法律事务部门、企业管理部门、财务部、投资发展部门、总经理办公室、总工程师办公室、营销部、技术中心、采购部、后勤服务部门、机电维修部、氧化钙厂、矿山厂和四川金铁阳物流有限责任公司各一名部门领导和一名管理人员组成。基础管理工作组职责为:

(一)起草制度的管理体系、统筹编制与发布制度管理办法、实施细则、制度清单,并提交总经理办公会决策审批;

(二)对公司重大制度进行评审和发布,对跨部门制度制定的合规性进行审核,负责公司制度的执行监督与效果评估。

第十二条 基础管理工作组的工作机构设在企业管理部门,其日常工作由企业管理部门具体负责。基础管理工作组下设预评估小组,成员为基础管理工作组各组成部门的综合主管,负责对基础管理工作组的评审工作进行支撑。

第十三条 公司各部门负责编制和修改本部门职责范围内的制度,协助基础管理工作组审核与职责相关的其他制度,贯彻执行公司的各项制度,并适时提出修改建议。公司各部门的审核职责包括:

(一)总经理办公室:负责对规章制度是否符合公司综合管理规范和运营管理需要提出意见,负责审核规章制度中涉及人力资源要求的相关条款,保证与公司人力资源规定的一致性。

(二)企业管理部门:负责审核规章制度与制度规范的规范性和制度框架的匹配性。

(三)法律事务部门:负责审核涉及法律的内容,保证规章制度与国家法律、法规、相关政策的一致性。

(四)财务部:负责审核与财务要求相关的内容,保证规章制度与财务要求的一致性。

(五)内控督查部:负责审核规章制度与公司决策事项及管理要求的一致性。

(六)内部审计部门:结合审计发现的问题和风险,提出相关规章制度的修改完善建议。

(七)其他管理部门:负责审核涉及本部门管理职能或需要本部门配合执行的相关内容。

第十四条 凡超越权限或未按规定程序制定的制度视为无效。


第四章 规章制度制定流程

第十五条 规章制度建设规划。结合公司业务发展实际,制定规章制度整体规划,并每年度进行动态调整。规章制度建设年度计划为以下三条:

(一)公司各部门应每年12月制定次年本部门规章制度建设计划,经过部门负责人审核后,提报企业管理部门,企业管理部门结合公司内控改进计划及审计整改通知书,调整汇总形成公司《规章制度建设年度计划》。

(二)《规章制度年度计划》经总经理审批后下发执行,计划执行情况将作为内控改进内容纳入内控考核。

(三)各部门提报的规章制度年度计划应包括:规章制度名称、内容要点、起草部门及负责人、进度安排(初稿及发布时间)。

第十六条 规章制度起草

(一)制度的制定需求来源包括各部门根据日常工作需要提出、基础管理工作组基于监督评估后提出、公司领导提出。

(二)根据制度的重要性和效力等级,在部门职能权限内的制度由专业部门确定制定需求,超出部门职能权限的制度应提交企业管理部门审核制定需求并分级,企业管理部门认为必要时可提交企业管理委员会审核制定需求并分级。

(三)通过需求审核的公司重大制度和跨部门制度,由制度提出部门牵头组成联合编制小组负责编制,编制小组应包括制度内容所涉及的部门、内审、纪检和法律的相关人员。部门级制度由专业部门自行编制。

第十七条 规章制度征求意见

(一)制度的编制,要广泛调研与意见征集,进行必要性论证和可行性研究。要有明确的范围与对象、目标与原则、控制点、关键指标等内容。附件1(管理规章制度征集意见通知书)

(二)在制定规章制度时,编制牵头部门应先评审所要制定的制度相关内容在现有制度中是否已有相关或类似的规定,如现有制度中已有相关规定且可以继续实施的,应不必制定新的制度;当已有制度的规定已不能满足要求时,应通过对已有制度的修改和完善满足其要求;如果已有制度中没有所要规定的内容,可通过新增制度或在现有制度中增补相关内容实现其管理要求。

(三)不宜全公司范围内进行征求意见的规章制度,如涉密技术标准、适用范围小的规章制度,起草部门报送内控督查部,经内控督查部审批通过后由起草部门确定征求范围开展征求意见。

(四)规章制度需要聘请专业法律、财务或政府有关部门等方面的专业人士参与征求意见的, 起草经办人负责组织上述人士参与征求意见。涉及员工切实利益的制度,起草部门应充分征求工会意见。

(五)各部门负责人在接收规章制度意见征求时,应认真研究,结合各自职能职责,提出对规章制度草案的修改意见和建议。

(六)牵头部门应根据各部门反馈意见,充分讨论论证后对制度草案进行修订,征求意见中出现重大原则性分歧意见的,起草经办人根据征求意见,讨论修改后再次提交相关人员确认,经相关部门确认后方可进入制度审批环节。参见附件2(管理规章制度平等协商会议纪要)

第十八条 规章制度审批

(一)征求意见环节结束,由制度起草部门提交审批。起草部门、企业管理部门或公司领导认为需要组织专门制度评审会的,由起草部门负责组织制度所规定业务环节涉及部门的部门负责人与技术业务骨干、业务分管领导、内控督查部、企业管理部门负责人等参与制度评审,评审完毕后提交审批。

(二)公司建立规章制度分级审批制度

1.具体规章制度由牵头部门负责人、业务分管领导、企业管理部门负责人审批通过后发布。企业管理部门判定有必要提交公司总经理办公室进行审定的具体规章制度,由企业管理部门提交公司总经理办公室审定,审定通过后发布。

2.基本管理制度由牵头部门负责人、业务分管领导、企业管理部门负责人审核通过后,提交公司总经理办公室进行审议,总经理办公室审议通过后,交由董事会秘书办公室会议进行审定,审定通过后发布。

(三)对审批过程中出现重大原则性分歧意见未予通过的,起草经办人根据审核意见,再次协调、讨论、征求意见,提出修改稿,再次提交审批。

第十九条 制度发布、备案及解释

(一)跨部门制度的会审与决策,由牵头部门组织跨部门联席会议进行会审后,提交专题决策会进行决策,经相关部门会签同意后,由公司分管领导签发。部门级制度的会审,由专业部门自行组织,经相关部门会签同意后,由部门负责人签发。

(二)所有规章制度经评审或审批通过后,由制度起草部门将审批通过的制度最终稿提交企业管理部门。企业管理部门根据公司《公司文件编号规则管理办法》,对规章制度进行统一编码、分配文号后发布。附件3(管理规章制度公告通知)

(三)经签发的规章制度,应注明生效时间,以“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间。

(四)企业管理部门对发布的制度及时进行备案,并更新维护公司规章制度清单并对规章制度电子版备案。

(五)需要保密的制度应设定密级,并仅对特定群体发布。制度发布后,发布部门须上载到规章制度管理系统存档、共享。

(六)规章制度由牵头部门(发文部门)负责解释。

第二十条 规章制度的执行

(一)制度的执行,包括执行部署、培训、宣贯等,由制度的牵头部门负责。

执行过程中,各部门和员工对制度条款认为不适当的有权提出意见或建议,并反馈到制度起草部门。附件5(管理文件(通知)签收栏)

(二)制度的签发后各部门应识别制度与部门哪些岗位人员有关,并组织有关的人员对制度进行培训和宣贯,可采用分线条、集中式、在线学习等各种培训方式,培训的内容包括公司制度管理规定,公司重大制度,以及与该岗位人员有关的专业线条的重点制度。附件4(管理规章制度培训签到表)

(三)制度发布后,监控是执行的关键,基础管理工作组应采取多种措施和方法加强对制度执行情况的监控,保证制度得到良好的执行。制度监控主要关注效率、质量、风险控制三个方面。监控方式有:各类检查活动,如自查,流程穿越、各类专项检查、客户投诉处理、内外部审计等。下游环节有责任对上游环节的输出质量与合规性进行监督。企业管理部门需牵头建立相应的信息化平台和指标体系,以实现制度执行情况与部门绩效考核的关联、协作满意度挂钩。

(四)对制度的后评估是改进完善制度的重要环节,通过对现有制度设计的合理性、运行效率的评估,挖掘改进空间,进入制度管理的新循环。应逐步建立制度评估体系和指标,以更好反映制度本身的合理性和执行效率情况。制度执行的评估由基础管理工作组负责,包括定期评估与不定期评估。

(五)基础管理工作组在每年年底组织公司各专业管理部门对公司制度进行定期评估,形成年度评估报告,用于制度的优化。

(六)发生下列情况时,企业管理部门应适时组织公司制度体系或有关制度的评估活动。

1.国家宏观经济政策调整、重要法律法规实施、竞争对手的竞争态势发生变化等影响公司经营环境改变时;

2.公司资源配置、经营方向和领域、组织机构等发生重大变化时;

3.公司对本公司的经营、管理策略进行重大调整时;

4.其他改变公司外部或内部经营条件的重大事项发生时。

第二十一条 规章制度修改

(一)遇有下列情形之一的,规章制度应当及时修改:

1.制定规章制度所依据的有关法律、行政法规被修改或废止,需要作相应修改的。

2.因实际情况发生变化,需要增减或者改变内容的。

3.公司《审计整改通知书》、《内控改进计划》等提出需要修订的。

4.其他应当予以修改的情况。

(二)修改规章制度按制定规章制度的程序执行。

第二十二条 规章制度废止

(一)遇有下列情形之一的,规章制度应当及时废止:

1.规章制度规定事项已经不存在、执行完毕或无继续施行必要的。

2.同一事项已被新的规章制度取代,并发布施行的。

3.“试行”和“暂行”超过一年的。

4.其他需要废止规章制度的情形。

(二)规章制度废止由业务牵头部门负责人提出,经业务分管领导、企业管理部门审批后执行,总经理办公室负责发布废止通知。新旧制度替换的,在新制度发起发布后,旧制度自动废止。

第二十三条 规章制度汇编。内控风险部每年6-7月份对公司规章制度进行整理,形成制度清单、汇编成册,下发各部门使用。


第五章 附则

第二十四条 本制度未尽事宜,按《公司法》、《证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》、《公司章程》、《公司信息披露管理制度》等有关规定执行。

第二十五条 本制度解释权属公司董事会。

第二十六条 本制度经公司董事会议审议通过后实施。


附件1:管理规章制度征集意见通知书

为了完善公司管理规章制度,维护公司和员工的权益,依据相关法律和《**有限公司管理规章制度制定办法》,现就《***规定》(草案)向公司各部门、各分公司、工会及公司全体员工征求意见和建议。各部门、各分公司、工会、公司员工如有任何意见或建议,可以书面方式向人力资源部提出。意见征集截止时间为    年   月   日下午  点整。

特此通知。

**有限公司

年   月   日

附:《***规定》(草案)

发:公司各部门、各分公司、工会


附件2:管理规章制度平等协商会议纪要

*年*月*日,**有限公司**部与**组就《***规定》(草案)提出的意见进行讨论,并就《***规定》(草案)的修改进行了协商,会议纪要如下:

1. *年*月*日,**有限公司发出征集意见通知,就《***规定》(草案)向全体员工连续7天征求意见和建议,工会对该事实予以见证。

2. ***部意见:

1)

2)

3)

3. ***组回应:

1)

2)

3)

4. 共识

1)

2)

3)

XX部(盖章)          XX组(盖章)

 部长(签字)          主席(签字)

年  月   日                   年  月  日


附件3:管理规章制度公告通知

根据《**有限公司***管理规章制度制定办法》,《**规定》(编号:)已按照民主程序制定,经总经理于*年*月*日签发。现将最终确定《**规定》(编号:)公布,自*年*月*日公布之日起施行。

**有限公司

年   月   日

附:《***规定》(草案)

发:公司各部门、各分公司、工会


附件4:管理规章制度培训签到表

培训时间:

培训地点:

培训内容:

本人参加了**有限公司举办《**规定》的学习与培训。经过认真学习,本人对于其全部内容已经充分知悉,愿意严格遵守。

部门            姓名            工号                  签字


附件5:管理文件(通知)签收栏

本人于*年*月*日收到《**通知》(编号:)一份。我对《**通知》(编号:)全部内容已经充分知悉,愿意严格遵守。

签收人(签字):         


来源:内审兵工厂

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