行业 | 深圳市会计师事务所办理商事主体住所托管业务操作指引(试行)

发布日期:2024-02-06浏览次数:321标签:振兴会计师事务所,上市公司审计和咨询服务

 

第一章 总则

第一条【制定目的】为促进行业健康发展,规范和指导在深圳注册的会计师事务所(以下简称“会所”)办理商事主体住所托管业务,提高业务质量和水平,防范执业风险,经深圳市注册会计师协会研究,特制定本指引。

第二条【制定依据】本指引依照《中华人民共和国民法典》《深圳经济特区商事登记若干规定》《深圳市市场监督管理局商事主体住所托管办法》及其他相关规定制定。

第三条【适用范围】在深圳注册且已依照《深圳经济特区商事登记若干规定》《深圳市市场监督管理局商事主体住所托管办法》在市场监督管理部门办理商事主体住所托管业务备案的会所,接受委托开展住所托管业务时,可参考适用本指引。

第二章 住所托管业务内容

第四条【内涵】本指引所称的住所托管业务,是指具备条件的会所,接受在深圳市内从事电子商务、咨询、策划等经营活动,无需固定住所或者经营场所的商事主体(以下简称“托管对象”)委托,依照《深圳市市场监督管理局商事主体住所托管办法》规定,提供以本会所住所作为该商事主体商事登记住所等服务。

第五条【服务范围】

(一)提供本会所住所作为该商事主体商事登记住所,并通知或协助托管对象办理住所变更或注销手续;依照规定和合同约定代托管对象接收相关法律文书以及联系市场监管部门;

(二)建立托管对象法定代表人联系制度,并依照规定定期联系,以台账方式保留联系记录,提醒并督促托管对象办理相关商事登记事项、申报年报和公示其他需要公示的相关信息,并妥善保存相关档案;

(三)要求托管对象如实提供并及时更新托管档案所含信息,包括但不限于经营者、负责人变更情况等。

(四)每年1月和7月向市场监管部门书面报告住所托管业务开展情况、提供全部托管对象有效联系方式,配合市场监管部门开展对托管对象的监督管理。

会所提供的托管住所仅用作托管对象向市场监督管理部门及其他部门办理登记注册时的法定注册地址,禁止用于托管对象的实际经营场所、办公场所。

第六条【托管原则】会所应秉持合法、规范、诚信、勤勉的原则开展托管业务。

会所接受委托从事住所托管业务时应当建立相应的风控制度、法律文书联系制度,依照《中华人民共和国民法典》以及双方合同约定履行相关义务。

第三章 住所托管业务流程

第七条【委托前工作】检索住所托管业务拟委托对象的商事主体登记信息。会所应当进行拟托管对象主体资格审查,确定拟托管对象是否符合法律法规规定的资格条件、是否存在利益冲突、是否为托管对象真实意思的表示。

会所可根据各自的风控要求对拟托管对象进一步核查。可通过核验营业执照、公司章程、纳税证明等书面材料、对相关人员进行访谈及必要时可向相关单位发出询证函等核查方式,对拟托管对象进行主体资格情况、经营情况、实际控制人、联系人等核查。通过对联系人身份证明文件的核验,查证联系人和委托商事主体之间联系,实际控制人和联系人不得为失信被执行人、限制高消费人员。核查内容包括:实际控制人和联系人的手机、微信账号、支付宝账号(如有)、家庭地址、家庭电话(如有)、配偶姓名及手机号等关键身份信息。

住所托管业务单位应做好核查信息的保密工作。

第八条【接受委托】

(一)接受委托业务笔录

接受委托前,应先与拟托管对象负责人或授权代表面谈,初步判断是否具备委托条件。可能具备委托条件的,面谈时做好书面接案笔录,记载拟托管对象陈述的基本事实、收费标准,住所托管业务团队介绍等由拟托管对象签名确认,必要时同步录音录像。

(二)风险告知

住所托管业务属于创新业务且属于高风险业务,涉及到当事人程序权利处分,住所托管业务主办注册会计师应勤勉尽责,对住所托管业务可能存在的风险事项明示给当事人确认并签名。

第九条【委托协议】

双方对于住所托管业务的服务内容、基本目标及收费达成一致意见后,签订委托协议。会所可与托管对象协商收费,收费金额应根据托管事务的工作量、企业规模大小等因素协商确定,但不得低于市场成本价承揽业务。

委托协议主要包含如下条款:

(一)托管服务的具体内容、履行期限和方式;

(二)托管机构与托管对象的权利、义务;

(三)违约责任;

(四)争议解决的方法。

第十条【合同履行】

会所与托管对象的权利、义务可以包括:

(一)会所有权要求托管对象配合开展下列工作:

1.对住所托管协议履行情况进行必要的跟进与检查;

2.按照行政监管部门、司法机关及相关政府有权部门的要求报送托管对象登记注册信息、基本经营信息和其他重要信息资料;

3.通过电话、短信或上门现场核实托管对象登记信息、联系方式及企业实际经营地址的真实性、有效性;

(二)会所应对托管对象提交的重要企业信息严格保密,除具备下列情况外,不得向任何第三方披露信息:

1.经过托管对象授权同意;

2.基于为托管对象所提供其要求的服务的需要;

3.应法律、法规、规章或相关政策的要求而披露;

4.应行政监管部门、司法机关、及相关政府有权部门要求;

5.出于公共利益的需要。

(三)会所于每年1月和7月各联系一次托管对象的法定代表人,并以台账方式保留联系记录,提醒并督促托管对象办理相关商事登记事项、申报年报和公示其他需要公示的相关信息,并妥善保存相关档案;

(四)会所可以要求托管对象如实提供和及时更新托管档案所含信息,包括但不限于经营者、负责人变更情况等。

(五)在住所托管服务中,会所只为托管对象转送市场监管部门的法律文书,或通知托管对象到指定地点签收;托管对象提供的法律文书送达地址默认为签收信函、通知或其他行政、司法等法律文书的有效地址,会所一旦据托管对象提供的地址将法律文书交给快递公司投递,视为转送成功;因托管对象拒收、地址变更未更新、工作时间无人办公等原因导致的任何法律后果均由托管对象承担,会所将报相关部门依法处理。

(六)如托管对象经营管理有违反法律法规的情况,一切后果由托管对象自行承担;同时,会所有权要求托管对象赔偿会所在此过程中遭受的全部损失。

第十一条【合同终止】

(一)【到期终止】

合同约定托管期限届满前托管对象如要求续签,应在托管期限到期前30天内提出续约申请,并与会所续签新的协议书;托管协议期满后双方仍未续签的,视为协议终止,托管对象住所失效,会所将托管对象情况报送市场监管部门及其他相关部门,由此产生的任何后果均由托管对象承担。

(二)【违约终止】

1.住所托管协议生效后发现托管对象及其法定代表人、股东被列入失信被执行人名单、存在有关经济类犯罪等不良记录的,视为违约,会所具有住所托管协议单方解除权。

2.托管对象违反住所托管协议相关约定,包括但不限于费用约定、联系约定等。

(三)【协议终止】

如托管协议中托管对象的名称、法律文书送达地址或法定代表人信息发生变更的,且未及时通知会所的,托管协议同时自动失效;托管对象应主动联系会所并另行签订托管协议与法律文书送达地址确认书。

第四章 住所托管业务风险提示

第十二条【履约风险】

(一)经营情况调查

对托管对象的实际控制人、实际控制人委托的联系人、联系方式以及相关事项是否变更进行调查,对其年度经营情况是否正常进行调查,出相应年度调查报告。

(二)存在的风险

该业务属于高风险业务,接受委托的会所须做好风险管控,鼓励会所安排专门部门或专人进行集约化管理。

办理托管业务,可能存在以下风险:

1.利益冲突;

2.经营场所混同;

3.代理不尽责;

4.超越代理范围接受托管;

5.数据安全保护,泄露商业秘密,侵犯个人隐私;

6.违规收费;

7.违法避税、违规开票;

8.注册会计师违规兼职;

9.托管对象自身的违法犯罪风险,如欺诈等。

第五章 附则

(一)本操作指引并非强制性行业规范,其目的仅系为会所承办住所托管业务提供参考。

(二)本操作指引公布后,法律、法规、司法解释对住所托管业务制度作出新规定的,会所在承办住所托管业务时应以新的规定为依据。

(三)托管对象和会所在住所托管服务中,发生其他法律服务关系的,按该业务类型的操作指引操作。

来源:深圳注协        
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