内控案例分析：国有企业内部控制审计

一、案例背景

本案例的被审计单位为XY国有独资企业，2021年5月某事务所接受委托，对XY企业内部控制制度设计及执行情况进行专项审计咨询，项目为期20天。在审计过程中，项目组实施了访谈、查阅、实地观察、资产监盘等审计程序，梳理制度及流程超百项，访谈相关人员百余人次，抽取测试样本近千个，这些程序为审计咨询工作结果提供了合理基础。

二、审计依据与程序

（一）审计依据

本案例内部控制专项审计咨询工作依照《中华人民共和国注册会计师法》《中国注册会计师执业准则》的规定实施。在审计过程中，我们将参照《中华人民共和国审计法》《内部审计准则》《企业内部控制基本规范》及相关指引、《企业会计准则》及其指南和公司制定的内部控制相关管理制度。

（二）本次审计咨询工作简要程序

1.首先在审计准备阶段，了解项目的审计咨询范围。本案例审计范围主要为公司各机关部门，但为了验证现行内部控制体系的严密性、完整性，针对物资采购、资产管理、物业运行管理、工程管理、人力资源管理、预算管理、资金管理、行政管理等具体业务环节，还抽查了基层单位，并将2020年度及2021年1—3月的业务作为检查测试的工作重点，依据各业务流程将测试工作分布在整个业务链中，以达到测试整合流程的目的。此外还要与相关领导沟通方案，确认进场时间。

2.梳理内部控制建设情况及流程，确定重要控制点。XY企业内部控制系统建设情况如下：2019年编印《XY有限公司管理制度、办法汇编》，共分为2大部分13类89项，并下发执行。具体如下：第一部分是基本管理制度，共1类5项，主要包括公司章程、董事会工作规则、董事会议事规则、监事会议事规则和总经理办公会议事规则。第二部分为职能管理制度，共12类，主要包括工程项目管理类、财务与会计管理类、采购与供应管理类、人力资源管理类、资产管理类、行政管理类、纪监审计类、法律事务类等。2020年和2021年对内控制度汇编进行重新梳理，修订或新增共10项制度，包括员工培训管理办法、招标投标管理办法、基层管理中心领导班子年薪考核管理办法、人力资源管理办法、安全风险抵押办法、信访稳定工作责任抵押考核办法、目标责任考核办法和闲置资产盘活及新项目开发管理办法等。

3.就重要控制点执行情况，选择测试部门和基层单位进行测试；对测试发现的问题缺陷类型进行定性分类，明确其为控制缺陷还是执行缺陷。

4.汇总测试结果，总结内控存在的问题，完成审计咨询报告。

三、审计发现的问题及建议

（一）内部控制体系设计存在的缺陷

1.资金活动。

资金计划：资金管理办法仅有资金管理的相关要求，但未对资金收支计划的编制、审批和拨付、超计划资金审批及拨付、资金使用的分析监督检査等具体管理流程和权限进行明确。制度中对大额资金使用未明确审批权限和流程。

银行账户管理：银行开户、POS机和第三方平台开户未在银行存款管理办法中明确公司审批流程，未制定银行账户销户的相关审批流程；网上银行付款时，只有两个U盾，一个制单盾（出纳），一个复核盾（会计保管），与管理办法的三级管理不符，需修改银行存款管理办法；未规定U盾交接管理办法。

款项收付管理：对门面房租赁收入收款流程未明确，可能导致收入不及时入账、形成小金库等账外资金情形；现金管理办法第十四条，现金报销时填“费用报销单”，与公司实际费用报销时填“报销审批单”不符。

2.采购业务。采购相关等管理制度未明确采购岗位进行定期岗位轮换的管理规定，不符合企业内控应用指引要求。

3.资产管理。在公司层面，存货管理制度仅要求基层单位建立存货管理岗位责任制、明确内部相关部门和岗位的职责权限，未对基层单位存货领用基本流程进行规范，流程管理职责模糊。如物资管理制中“对验收合格的材料，经管部门负责对采购材料办理入库等手续”，组织机构中实际无此部门；未提及基层单位库房的职责和存货入出库的管理流程。

4.工程项目管理。相关制度未对建设项目工程价款结算的流程和权限进行规范；也未对工程财务决算审计的期限进行规定；无完工项目的评估制度，只验收合格即为完工结束，没有后续的绩效与责任追究制度。可能导致项目投资失控或不能实现预期效益。

5.合同管理。合同管理办法未建立合同的后评估制度，不能及时发现合同违约等法律风险。对公司印章未建立相关管理规定，印章使用不当可能产生法律风险，导致公司利益受损。

6.财务报告管理。财务相关制度中未对财务报告编制工作流程、职责进行规范，可能影响财务报告的真实完整性。

（二）企业内部控制执行情况及发现的问题

1.合同管理。在合同订立、变更、解除或终止和纠纷处理等方面，公司各部门能按合同相关管理办法进行相关业务处理，且合同管理流程和职责明确。

但是部分合同经办人员法律风险意识弱，相关部门合同审核管理不严谨，订购合同产品名称不明确可能引发合同纠纷。例如，2020年4月与某汽车销售有限公司签订酒水车订购合同，在产品名称及配置中仅有规格。2020年某项固定资产采购，价格偏高，比价采购审核不到位。2021年下属分公司采购五金备件等的合同初稿，未明确属固定总额还是固定单价，合同结算条款笼统（未明确增值税发票税率、结算账期等），且合同比价采购仅由分公司相关部门领导开会决定，未经机关相关部门审核，不符合公司比价采购管理规定。且未建立合同的后评估制度，不能及时发现合同违约等法律风险。

2.人力资源管理。临时工管理不到位，可能存在舞弊风险。检查2021年2月临时工花名册与劳务派遣工资发放明细人员名单不相符。存在未在花名册中实际已发放工资66人，差异主要为新增临时工未及时录花名册；另有法律顾问将6700元以2个临时工名义发放，合同是以律师事务所名义签定，顾问咨询费用付至个人，临时工和财务管理不规范。且临时工未缴纳社保可能导致法律诉讼风险。

3.存货管理方面。公司存货采购入出库相关业务能按《招标投标管理办法》《物资采购比价审计管理办法》《物资管理办法》《内部财务管理制度》等规定，在部门职责、采购方式、采购价格、采购计划、采购验收、采购付款等过程中规范执行。物资采购由物资管理领导小组按照公开招标、竞争性谈判、比质比价采购方式采购。纪监审计部是物资采购价格的主管单位，负责收集价格信息，建立价格信息库和台账，审批采购物资的最高限价，监督物资采购控制价格的执行，检查、处理违规采购的行为。

在实际执行中未按规定严格执行比价采购，存在审价不严谨情形。部分单位实物管理部门对存货入库与领用等未建立永续盘存账簿记录，且相关资料未妥善保存，以前年度存货入出库情况不能进行账实核对。制度规定各部门每月末进行各类存货盘点，实际未执行。

4.固定（无形）资产管理方面。公司固定资产管理相关业务，基本能按《招标投标管理办法》《物资采购比价审计管理办法》《物资管理办法》《内部财务管理制度》等内控要求执行，已在部门职责、购置计划、购置方式、价格管控、验收、日常管理、内部调拨、闲置资产管理、清查盘点、维修、报废或处置等方面实行。

但在实际执行中门面房管理和监督不规范，可能使公司利益受损。存在租户未及时续签合同情形，门面房合同管理不到位。下属分支机构有一租户截至2021年6月初尚未签合同，也未缴纳2021年度租金。门面房合同审核管理不到位，检查下属某分公司租赁合同，租赁合同条款第四条“租金”不严谨，存在合同纠纷隐患，建议明确“××元/平米/月或年”。公司财务资产部要求基层单位每月上报门面房应收租金情况，检查发现下属某分公司2020年7月门面房租赁台账报表所填报的应收不准确，公司财务资产部未及时发现，有效监督不到位。

部分单位车辆管理粗放，对车辆行驶里程、油耗等统计管理不连续，数据缺失，与账面油料报销无法账实核对。

公司固定资产盘点流于形式，盘点表不完善，无实盘记录情况，未进行固定资产实物编号，无法账实核对。房屋土地无明细，未对公司房屋土地重要资产进行统一管理，内部监督管理不到位。

（三）企业内部控制管理建议

XY企业内部控制存在的问题主要是部分内控流程不明确、内控执行不规范造成的。为加强公司各类风险防范，提高经营管理水平，保障会计信息的真实完整，提出如下建议。

1.建立健全内部控制体系，完善内控制度规范及控制流程，保证企业内部控制有效运行。按照《企业内部控制基本规范》及相关指引要求，结合企业内部控制及管理的需要，继续完善内部控制规范及控制流程，并在企业内部积极推行；建立健全内部控制评价体系，制定评价标准，完善评价程序，保证企业内部控制运行的有效性。

2.加强企业内部环境建设，完善优化企业内部环境，为企业内部控制有效运行提供基础。完善企业组织机构管理，科学合理地设置企业内部机构与岗位，明确职责权限及各个岗位之间的相互关系，使之能够相互协调并能够互相监督和牵制，企业内部控制更加有效。

在发展战略管理方面，应在对现实状况和未来趋势进行综合分析和科学预测的基础上，制定并实施明确的长远发展目标与战略规划，明确每个发展阶段的具体目标、工作任务和实施路径。

加强内部审计监督力度，加强对企业内部控制中薄弱环节的监督，评估控制政策及程序的有效性，保证及时发现企业内控中的漏洞并及时修正。加强企业文化建设，强化员工的内部控制意识，制定包括对利益冲突、关联交易、保密、公平交易、企业资产的保护和适当利用、遵守法律法规等事项要求的《员工行为守则》，以增加实施内部控制的自觉性，从而推动企业内部控制建设。

3.健全人力资源管理体系，细化管理流程，提高人力资源管理执行力。尽快确定各基层单位定岗定员表；在采购审批和执行、收费管理和财务出纳、仓库保管员等关键岗位建立定期轮岗制度；严格劳务派遣用工名单及工资发放管理。建立全体员工科学的业绩考核指标体系；加强员工入职证件资料的审核工作和临时工管理工作，妥善处置员工劳动争议，保障员工合法权益，实现人力资源的合理配置，全面提升公司核心竞争力。

4.企业根据设定的控制目标，结合实际情况，进行风险管理，及时改进、持续监督，针对不同的风险类别，在风险管理制度中明确定性、定量分析标准。主要包括风险发生的可能性、风险的后果或影响。在现有风险管理制度中增加风险评估的频率（每年至少一次，如有相关事项发生还需重新评估风险）。根据风险分析的结果，编制公司风险清单，并依据风险的重要性水平，运用专业判断，按照风险发生的可能性大小及其对企业影响的严重程度进行风险排序，确定应当重点关注的重大风险和风险应对预案。纪监审计部按风险管理制度要求进行公司风险管理监督评价，并将报告送总经理办公室或董事会。

5.完善资金管理相关办法，加强资金管控力度，防范资金安全及舞弊风险。在资金管理办法中增加资金收支计划的编制、审批和拨付，超计划资金审批及拨付，资金使用的分析监督检査等具体管理流程和权限。公司权限人员对年度资金计划表进行审批，公司相关单位和部门执行。在银行存款管理办法中增加银行账户开设和注销的审批流程。

6.完善存货和资产相关管理办法，加强存货采购入出库管控力度，保证资产安全完整，防范资金安全风险；加强固定资产及其他长期资产的管理，保障公司资产安全，提高经济效益。按规定严格执行比价采购审批流程。企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。各单位实物管理部门应对存货入库与领用，建立永续盘存账簿记录，且妥善保存相关资料。按制度规定，每月末各部门编制低值易耗品和日常消耗品的盘点表（含数量和金额），以与财务账面的存货数进行账实核对。

按固定资产清查规定，至少每年终进行一次资产全面清查。对固定资产清查中发现的问题，应当查明原因，追究责任，妥善处理。建立规范统一的固定资产盘点表，盘点表要体现固定资产编号、名称、使用状态、存放地点、数量、原值、净值、折旧等项目，盘点表需经过资产管理员及相关部门领导签字审核。公司层面加强对各单位房屋土地重要资产的监督管理。

7.加强合同管理，提高合同相关人员的风险意识，防范法律风险。严格执行合同签订与审批的相关流程及权限的相关规定，保证合同要素齐全，内容真实完整，签订程序合规合法。严格按照相关制度规定执行招标或议标或比价采购审批程序。业务经办部门建立合同执行进度管理台账，及时发现并汇报合同履行中的异常事项。

在合同管理办法中增加合同签订后的评估制度：综合管理部组织财务、规划、纪检审计等部门组成合同检查小组，参考合同台账，每年至少对合同签定、履行及可能存在的各类风险进行一次监督检查，根据检查结果进行奖励和处罚。

总之，XY公司应建立健全内部控制体系，严格按照《企业内部控制基本规范》及相关指引的规定科学、规范设计，建立健全企业内部控制制度体系，完善内控制度规范及控制流程，形成内部控制树形结构，保证结构完整，层次清晰，便于执行与管控；加强企业内部环境建设，完善优化企业内部环境，为企业内部控制有效运行提供基础；加强企业重要经营及管理环节内控制度的执行力，防范法律风险、舞弊风险及其他经营风险。

四、案例启示

本案例属于国有企业内部控制审计外包，注册会计师在审计工作中采用的是比较传统的审计方法，即首先对企业工作流程进行梳理分类；其次通过阅读公司制度、访谈有关人员、检查相关凭证资料等手段发现存在的问题；最后与被审单位交换意见并针对发现的问题提出审计建议。

本案例在一定程度上代表了现如今内部控制审计工作的普遍做法和流程。但是在数字化和智能化快速发展的时代背景下，大多数企业的内审工作存在着过度依赖传统手段、效率低下、信息化程度低等一系列问题；而且面对当下疫情可能常态化的情况，传统的审计手段也难以抵御疫情突然暴发的风险。因此，对于审计部门而言要顺应数智革命的趋势，积极推进审计信息化系统的建设，并加强对复合型人员的引入和培养，牢牢把握住智能化审计的大趋势，有效开展内部控制审计工作。

作者：闫国睿 李甲琳       

来源：河北企业