做好审计档案管理也很重要

根据工作安排，这周我们从原来那栋楼把东西全部挪到现在这栋楼，开展了轰轰烈烈的搬办公室活动。

搬办公室最烦恼的是整理资料，尤其是在固定一栋楼、一个办公室内工作了那么多年，产生的各种文件、书籍、档案，加上可怕的前十几年、几十年前辈们留下来的资料，要在短短一两天时间内打包搬运，真是一件非常让人头疼、心累、手抽筋的事。

好在的是，比起身边其他人忙忙碌碌地整理资料室、档案室里的历史资料，我这边轻装上阵，半天时间就搞定，搬到新的办公室，接上新的网络线路，写了七八个审计报告。

这都得益于平时就做好了审计档案的管理。

从日常来说，产生最多的审计资料是投资项目档案。一个投资项目的审计资料，需要归档的，一般包含的内容有：送审请示、预算书/结算书、第三方审计机构出具的审计结果书、公司内部呈批的审计报告、项目存在问题的证明性材料、最终下达的审计意见。这些都可以在项目审计的每个阶段留意保存好，按项目分装到档案袋，并在档案袋上标注项目名字、审计阶段、欠缺资料等。这样，无论是查找资料、年终装订还是临时搬动，都能相对比较便捷。

每完成一个项目，我都会拿档案袋装起来

从中期来说，每年量最大的是经济责任审计档案。每个经济责任审计档案，按照我们内部的规范要求，都会分成四个模块：第一是结论性资料，包括审计意见、审计报告、征求意见表、联席会议纪要等。第二是证明性文件资料，主要是各类审计底稿及作为证明性材料的附件资料，这部分资料占整个档案的大头。第三是立项性文件资料，包括审计计划、审计要点等。第四是其他文件资料，包括审计整改情况、审计通知书等。

每个经济责任审计项目都是一件比较庞大的工作，参与人员多、时间跨度长、产生资料多，所以在工作中就要按照档案归整的要求注意收集资料。比如在完成现场工作的时候，就要按照审计底稿编号顺序检查有无缺漏，审计人员和被审计单位确认签名有无遗漏，每份底稿对应的附件是否都齐全，还要检查审计通知书回执、双向承诺书、征求意见表、审前调查表格等应有的签名盖章是否都有。在每个环节该收集好的资料都收集好了，年底装订审计档案的时候就会很顺畅了。不然就像最初那两年，我们没经验的时候，整理档案时老是这个项目缺这、那个项目缺那，还要找被审计单位帮忙补，既不好意思地麻烦了被审计单位，又拖延了档案整理进度。

毕竟审计工作的安排，每年都是出差居多，一年到头漂泊在外，只有年底到下年初一小段时间能够停下来，然后就要抓紧这段时间用来做总结、做计划，更重要的是整理装订审计档案。整理装订审计档案流程一般都是这样：按项目复核资料确保齐全，每个项目按规范的顺序排好资料先后，给资料拆钉子、打页码（这项工作是最费时的，所以平时审计过程中复印资料的时候我都让被审计单位的人把资料拿个夹子夹起来，不要用钉书机，否则最后拆钉子挺麻烦的。还有打页码的工作，每个项目都是几百个页码，大的项目上千、几千个页码，都是用打码机手动打。公司改制前还能叫几个年轻小伙、小姑娘来帮忙，现在都是要自己来了，总是机械性盖得手酸），录入目录、封面，统一装订，装档案盒，归审计档案室或移交单位档案室。我们的习惯是每年产生的审计资料，年底要整理装订完毕，这样就不会给后来人产生制造麻烦。

每年都要把审计档案装订成一本本

从长期来说，已整理好的审计档案还是要时不时清理。按照规范，审计档案一般分为10年或30年的保存期限。说白了，这玩意归档了，99.99%的概率直到销毁都不会有人去翻阅——真要调阅审计档案的，一般都不会是小事。说是这么说，但归档好的审计档案放个十几年、几十年，我也不敢拉去销毁，都好好地供奉着。所以在公司改制前，我把我们几任老前辈用了二十年的审计档案室清理了一遍，将上至年纪比我还大、下至当年刚装订好的审计档案，全部按年度登记造册，几千本（盒）全部移交给了单位的大档案室。这也是为什么这次搬办公室我能这么顺利、轻松的原因——不然我还要花时间清理这些跨度几十年的档案。当然，还有两个新来的精壮小伙审计人员帮我把审计档案室剩下的资料整理打包了，为了这个事回头我得好好犒劳犒劳他们才行。现在我手上留下的只有单位改制以来，近两年产生的审计档案了，量不多，可以先保存下来，过几年积攒多了，再登记造册移交单位的大档案室就妥了。

公司改制前，我把审计档案全部清理完毕

归根到底，档案是工作过程的反馈、工作结果的记录、工作成绩的证明，整理、归档得好了，以后翻阅起来也方便，对自己来说也是一份成就感。所以，能把档案管好的话，还是尽量管好吧。

作者：诗侠少校     

来源：侠说审经