合同、审计报告与会计档案的管理

嗨，大家好！我是鱼儿，作为一个有着20多年经验的资深财务人，在大大小小的公司里摸爬滚打过，很喜欢和财务小伙伴分享财税干货，更喜欢不断学习和创新。最近有朋友问我是如何销毁过期的合同、审计报告和会计档案的。在商业活动中，合同、审计报告和会计档案都是企业不可或缺的重要文件。它们不仅记录了企业的经济活动，还为企业提供了决策依据和法律保障，所以鱼儿专门查找、收集和整理了相关资料，和大家来探讨一下会计档案的保管时间以及如何销毁过期的会计档案。

一、会计档案的保管时间

会计档案是企业经济活动的重要记录，其保管时间有着严格的规定。根据《会计档案管理办法》，会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年，具体保管期限根据档案的重要性和使用频率来确定。

1.永久保管的会计档案：包括年度决算财务会计报告、会计档案鉴定意见书会计档案保管清册、会计档案销毁清册等关键文件。这些文件对于企业的长期发展和历史记录具有重要意义。

2.定期保管的会计档案：如原始凭证、记账凭证、总账、明细账等，其保管期限为10年或30年。10年期限的会计档案包括月度、季度、半年度财务报告，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等。30年期限的会计档案则包括会计凭证（包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等）、会计账簿（包括总账、明细账、现金和银行日记账等）、会计档案移交清册等。

为了便于记忆，有人将会计档案的永久保管和定期保管时间编成了顺口溜：

（1）十度银行纳税表（10年期限：月度、季度、半年度财务报告，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表）

（2）账证移清三十年（30年期限：会计账簿、会计凭证、会计档案移交清册等）

（3）年鉴保销到永久（永久保管：年度决算财务会计报告、会计档案鉴定意见书、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等）

二、会计档案的销毁

对于已过保管期限且确无保存价值的会计档案，企业可以按照相关规定进行销毁。销毁过程必须严格遵守以下步骤：

1.鉴定与审批：单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定后，仍需继续保存的会计档案应重新划定保管期限；对保管期满且确无保存价值的会计档案，可以销毁。销毁意见需经单位负责人批准。

2.编制销毁清册：单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，详细列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

3.监销与记录：销毁会计档案时，应有两人以上在场监销，并做好销毁记录。监销人在销毁前应对档案进行清点核对，销毁后应在销毁清册上签名或盖章。销毁清册应永久保存。

三、销毁方法的选择

在销毁会计档案时，企业应根据档案的敏感性和重要性选择合适的销毁方法。对于纸质档案，可以使用碎纸机、焚烧、熔浆再生或回收等方式进行销毁；对于电子档案，则应使用专业的数据擦除软件或物理破坏存储设备等方式进行彻底删除。无论采用哪种方式，都应确保销毁过程的安全性和合规性。

四、总结

合同、审计报告和会计档案都是企业不可或缺的重要文件。它们不仅记录了企业的经济活动，还为企业提供了决策依据和法律保障。因此，企业应高度重视这些文件的管理和销毁工作，确保它们的安全性和合规性。同时，企业还应加强内部管理，提高合同管理和档案管理的透明度和效率，为企业的发展提供有力支持。

来源：爱唱歌儿的鱼儿