财务人员不仅要善于使用模板,还要刻意培养自己的模板化思维

发布日期:2022-12-01浏览次数:198标签:振兴会计师事务所,审计、财会、税务

每次坐飞机,我都喜欢看空姐的微笑,她们的微笑自然、亲切、得体。这样迷人的微笑是有“模板”参照的——微笑时露八颗牙。不信你可以对着镜子观察下,笑时露六颗牙显得腼腆,露十颗牙显得豪放,露八颗牙才最好看。据说,通过嘴咬筷子就可练习露八颗牙齿笑。

空姐的微笑让我们见识了模板化的魅力。须知,模板化就是职业化。任正非先生在《华为的冬天》一文中指出,“一个新员工,看懂模板,会按模板来做,就已经国际化、职业化,现在的文化程度,三个月就掌握了。而这个模板是前人摸索几十年才摸索出来的,你不必再去摸索。”

工作中,模板化无处不在。特别是在计算机办公时代,大家都偏好模板,工作过程模板化,工作输出也模板化。财务工作也不例外。

以财务分析为例,分析报告可以是word格式,也可以是PPT格式。不管用哪个形式,至少要统一体例,如排版、字体、颜色要一致,这个体例就属于模板化的基本要求。

如何设计财务分析报告的模板呢?我提五点建议:第一,整个报告的框架逻辑要清晰,要有一根线(主旨),把整个分析贯穿起来;第二,分析过程要完整,问题提出了,就要有原因分析,以及改进措施建议,有因必有果;第三,分析报告要首尾呼应,前面提出了问题,后面就要有针对这个问题的任务令,要落实责任人,落实时间节点;第四,分析报告要直击痛点,定位公司目前最主要、最迫切需要解决的问题,公司经营过程中难免有各式各样的问题,依公司现在的基础和条件,解决不了的问题,就不要列式到财务分析报告里,列示了的,就是当前能切实解决的;第五,分析报告的每一页PPT都要体现财务的意图,要表明财务人员对问题有自己的思考。

再如,编制预算模板,要力争做到“四化”。首先要做到傻瓜化,让填写人一眼就明了设计者意图;其次要固化,待各预算单位填写后,格式固化可减少汇总工作量。;再次要明细化,鉴于汇总后取数需要,设计模板时要尽可能考虑归集部门、产品线、区域、月度等多维度的数据;最后要实现智能化,模板应做得像小程序,能运算,可提醒。这样的模板必定是专业的,也是实用的。

用Excel编制预算模板,需把握三个原则。第一,表格设计要逻辑清晰,突出原始数据填写部分,需填写项目明确具体,一眼就能看出填写如何分工。第二,尽可能多的使用公式、函数进行运算,减少手工操作的工作量。第三,多进行表页间的数据引流,实现每个原始数据只用填写一次。

把财务工作成果实现模板化输出,这是爱岗敬业的体现,也是专业素养的体现。使用模板可以极大的便利工作,模板的好处至少体现在以下五个方面:


第一,意图明确

由上级下发给下级,体现的是上级的意图,等于上级为下级工作指明了方向。模板的提炼需要有前期大数据做积累。模板由谁提炼呢,自然要由上级领导或上级部门提炼。


第二,便于汇总

交付格式统一,便于汇总,尤其有利于集团化公司工作。假如子公司财务分析报告格式不一,琳琅满目,阅读报告的人就要不断跳跃思维,不断跟着子公司财务报告的思路转换。如果格式统一,不仅可以让看的人省心,也可以让汇总的人省事。


第三,填报简便

在模板没提炼出来之前,我们做事情总会尽可能做得大而全,这样做的好处当然有,就是方方面面都抓到了。方方面面都抓到,难免劳师动众、效率不高。做事情时我们抓住几个关键点,这事就做到位了。关键点是什么呢?将之提炼出来了,模板就有了,没提炼出来,那就只能不分轻重全抓一气。

例如学生考试,总觉得填空题好做、选择题好做,而论述题不好做,这是因为填空题、选择题有方向,而论述题不着边际。同样的道理,给了下级模板,下级就明确了要填写的内容。


第四,关注点明确,减少上级的无效阅读

如果下级做一份大而全的报告交差。对于上级而言,他要关注的内容可能只是其中的一段,这需要他从冗长的报告中找出,结果是白白浪费了时间。


第五,有利于经验的传承

模板是经验的总结,也是经验的固化,模板被提炼出来后,后学者照猫画虎即可。

模板化不仅是财务人员职业化的要求,也应是财务人员的思维模式。

举例来说,规划管理费用的二级科目,财务人员要怎么做呢?很多人会脱口说出差旅费、交通费、通信费、办公费、招待费……列出一堆明细科目来。这样思考问题难免挂一漏万,显然不是模板化思维。

模板化思维要求我们先找出管理费用二级科目的规律,分门别类。管理费用核算的内容可梳理为以下六类:

薪酬类费用:主要核算管理部门人员的工资、奖金、五险一金、福利费等。

日常类费用:管理部门经常发生的日常费用,如办公费、交通费、图书资料费、差旅费、业务招待费、通信费、快递费等。

专项费用:培训费、审计费、中介服务费等。

办公场所费用:办公场所租赁费、物业费、水电气暖费等。

摊折费用:固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用分摊等。

其他费用:上述分类不涵盖的费用。

如果按照这样的类别再去列示管理费用的二级科目,一定会清晰得多。模板化思维有助于理顺思路,有助于条理化表达。

最后,再补充一点。细细观察自己的工作输出,你会发现模板化输出多的地方我们的理解也更透彻。如果你觉得形成模板很困难,这恰恰说明你尚未掌握这方面工作的规律性和逻辑性。平时多加练习,模板化定会让我们更加职业。

2022年11月21日于北京丰台


来源:指尖上的会计

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